10 avantaje pe care le oferă managementul informatizat al documentelor

80% dintre angajaţi consumă în medie 30 de minute pe zi căutând informaţii, în timp ce 60% consumă o oră sau mai mult recreând documente care există deja. Prin folosirea unei soluţii informatizate a documentelor, gradul de îmbunătăţire al activităţii creşte cu cel puţin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la ore.

SIVADOC, soluţia de management al documentelor de la SIVECO Romania, asigură 10 avantaje importante:

1. Permite centralizarea si punerea la dispoziþia întregii organizatii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura lor (documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate, imagini);

2. Reprezintă o modalitate flexibilă de organizare a documentelor organizaþiei pe o structură arborescentă, asemãnãtoare unui sistem de fisiere standard – sertare, dosare si documente;

3. Generează documentele în formate standardizate – pe baza unor şabloane de documente;

4. Adapteazã mecanismele de cãutare simplã sau cãutare avansatã la orice nivel de cunoºtinþe în utilizarea calculatorului, precum si la necesitatile de a realiza filtrãri bazate pe criterii de complexitati diverse;

5. Pentru documentele în format tipãrit oferă mecanisme de scanare ºi extragere a informaþiilor de tip Optical Character Recognition, iar pentru documentele ce intrã în format electronic se utilizeazã mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronicã, de management al mesajelor fax, precum ºi facilitãþi de încãrcare automatã a documentelor salvate în anumite directoare;

6. Asigură integrarea cu aplicaþiile Microsoft Office şi Outlook/Lotus Notes, ºi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows;

7. Permite accesul securizat la orice nivel al Depozitului de documente, fie cã acesta este sertar, dosar sau document;

8. Asigurã reducerea spaþiului de stocare prin transpunerea documentelor din fondul arhivistic în format electronic – scanarea documentelor, generarea de etichete cu coduri de bare, stocarea distribuită pe mai multe locaţii/baze de date;

9. Menţine în siguranţă documentele din arhivă fãrã riscul deteriorãrii acestora;

10. Reflectă în mod fidel, prin facilitãþile de administrare, modul de organizare ºi activitatea desfãºuratã, asigurând protecþia informaþiilor atât în cadrul organizaþiei, cât ºi în exterior;

Cu soluţia de Document Management SIVADOC de la SIVECO Romania documentele nu se mai pierd pentru că sunt stocate electronic, termenele de soluţionare sau de transmitere ale acestora sunt respectate, redundanţa datelor este evitată, managementul devenind mai eficient. Managementul documentelor asigură reducerea risipei, un mod de lucru eficient, precum şi transparenţă şi promptitudine în relaţia cu clienţii. Economiile care se fac prin utilizarea sistemului aduc organizaţiilor o reducere semnificativă a cheltuielilor, acoperind investiţiile cu prisosinţă şi foarte rapid.” a declarat Ionuţ Arsene, Manager de Produs SIVADOC în cadrul SIVECO Romania.

Produsul SIVADOC intră, în componenţa Sistemului Informatic Integrat al Primăriei Municipiului Bucureşti, a fost implementat la Primăria Chişinău, precum şi la Şantierul Naval STX RO Offshore Tulcea şi GRIRO Bucureşti.

Nominalizat şi desemnat câştigător la numeroase competiţii naţionale şi internaţionale de specialitate, produsul SIVADOC se bucură de recunoaştere atât din partea specialiştilor IT, cât şi din partea utilizatorilor finali, concurând cu succes cu soluţiile internaţionale din categoria sa.

 

SURSA: SIVECO

Etichete: