Ghidul organizatorului de evenimente(1): Intro

Incep azi o noua serie de posturi despre organizarea de evenimente – promise cu ceva vreme in urma, cand vorbeam despre Ghidul participantului.

Calendarul de evenimente al industriei noastre este destul de aglomerat: seminarii, conferinte de presa, evenimente de prezentare, mese rotunde, conferinte nationale si internationale, expozitii, congrese.

In teorie, pentru fiecare dintre aceste evenimente ar trebui sa existe macar un cosultant, care sa fie si manager pentru proiectul „eveniment”, daca nu chiar o firma specializata in organizarea de evenimente. Persoana sau firma ar trebui sa fie garantia ca toate aspectele organizatorice sunt luate in considerare, ca exista o alocare de resurse corespunzatoare si ca in general, obiectivele legate de organizarea evenimentului in sine sunt atinse. Obiective care pot fi un anume numar de persoane in audienta, cresterea gradului de informare a audientei / publicului asupra subiectului, o prezenta accentuata a companiei in media, cresterea numarului de leaduri pentru departamentul de vanzari, obtinerea unui feed-back asupra unui produs anume din partea publicului tinta etc.

Satisfactia audientei in raport cu continutul informational si cu confortul participarii la eveniment este unul din factorii care genereaza mare parte din „masurabilele” pentru atingerea obiectivelor.

Cum aminteam intr-un unul din articolele din Ghidul participantului, oricat de interesant ar fi continutul unui eveniment, detaliile de organizare care nu functioneaza pot pierde atentia si implicarea celor din audienta.

Un exemplu de data recenta: un eveniment de prezentare si informare foarte interesant, in care noi am fost parteneri pentru promovare.

Din cauza ca invitatia transmisa nu continea rugamintea de a confirma participarea in scris si cu datele de contact, persoanele care au confirmat telefonic nu au putut primi un reminder inainte de eveniment si, probabil sub presiunea agendelor, nu au mai ajuns la eveniment.

La acelasi eveniment, organizatorii au neglijat sa aiba o persoana care sa intampine si sa inregistreze participantii, asa ca am fost pusi in situatia de a urmari persoanele nou-sosite in sala pentru a le cere o carte de vizita. Nu sunt sigura ca pana la urma organizatorii au putut sa aiba o lista completa a participantilor la eveniment.

Am dat acest exemplu tocmai pentru a sublinia ca organizarea este un mix din foarte multe elemente, mai mult decat inchirierea unei sali, comanda pentru catering si printurile necesare.

Nu am pretentia ca aceasta serie de articole va fi un manual pentru organizarea de evenimente perfecte. Experienta in egala masura de participant si de organizator de evenimente mi-a permis insa sa observ o serie de lucruri de imbunatatit, care sper eu ca vor fi de folos, mai ales celor care aleg sa faca asta cu resurse proprii.

Saptamana viitoare voi scrie despre ceea ce consider ca este T0 in organizarea evenimentelor, un termen/ concept pe care l-am folosit impreuna cu colegii mei pentru a tine sub control procesul foarte complicat care este organizarea unui eveniment: Check-list-ul.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *