Ghidul organizatorului de evenimente (5.1): Checklist/ Promovare si comunicare

Incepem astazi un nou capitol mare din lista de taskuri legate de organizarea evenimentelor: Promovare si comunicare. Ca sa pastram lucrurile simple – atat cat se poate – am impartit acest capitol in 3 parti:

  • materiale promotionale
  • campania de comunicare – canale si continut
  • parteneriate

Cand vorbim despre materialele promotionale (eu includ aici materialele tiparite, si in general orice suport de comunicare folosit pentru promovarea evenimentului) este obligatoriu sa discutam in primul rand despre identitatea vizuala.

Identitatea vizuala sau reprezentarea grafica a acesteiapoate include:

  • numele evenimentului
  • logo-ul evenimentului si/ sau al organizatorului
  • (optional) data si locatia
  • (optional) sloganul
  • (optional) adresa web a sitului evenimentului
  • (optional) numele partenerilor si logo-urile acestora

E de preferat ca elementele de idetitate vizuala sa fie incluse intr-un manual, care sa specifice cu claritate si in detaliu schema de culori, fonturile folosite, proportiile, ordinea si pozitionarea elementelor. In functie de aceste specificatii se vor construi toate machetele folosite ulterior.

Materialele promotionale, dupa cum aminteam mai sus, pot fi de diferite tipuri:

  • materiale electronice
  • tiparituri
  • materiale pentru semnalizare
  • obiecte promotionale – materiale suplimentare si cadouri
  • multimedia

Materialele electronice includ template-urile pentru diversele documente folosite in campania de comunicare (documente text, prezentari .ppt etc) , toate elementele legate de prezenta web a evenimentului, incluzand situl propriu, bannerele electronice si widgeturi.

E foarte important ca prezenta web a evenimentului sa fie semnalizata corespunzator – in functie de amploarea evenimentulu, fie printr-un site propriu, fie printr-o pagina/ sectiune dedicata pe situl organizatorului. Situl sau pagina de prezentare trebuie sa includa cel putin descrierea conceptului evenimentului, informatii despre program si speakeri, informatii despre modalitatile de inscriere si taxele de participare.

Deasemenea, in functie de cat de mult contam in promovare pe sprijinul unor parteneri sau chiar a publicului larg, este de preferat sa pregatim mai multe variante (conceptie, marime) de bannere electronice si widgeturi . Daca estimam ca vom avea nevoie sau ne-ar fi utila promovarea printr-o campanie pe social media si social networks, trebuie pregatit suportul si pentru aceste canale de comunicare: pagini, conturi si grupuri personalizate pe retelele in care regasim audienta tinta.

Odata cu “infiltrarea” prelucrarii electronice pentru majoritatea imaginilor, machetelor si suporturilor multimedia, aproape ca le putem include si pe acestea in categoria materialelelor electronice.

De exemplu, machetele de reclama, desi produsul final este unul tiparit (o pagina de revista sau de ziar), sunt in primul rand formate electronice. Dimensiunile acestora se stabilesc de comun acord (si contra cost J) cu publicatiile in care vor aparea. In functie de spatiul disponbil, macheta poate include doar informatiile de baza despre eveniment (nume, data, locatie, adresa web) sau si o scurta prezentare, programul evenimentului, foto si/ sau scurte biografii ale speakerilor, detaliile de contact si de inscriere, partenerii, sponsorii, patronajul evenimentului.

Tipariturile (pe suport de hartie) pot lua multe forme: flyere, mape, pliante, brosuri, cataloage, printuri pentru eveniment (prezentari, programe, comunicate de presa etc). Tirajul acestor materiale se stabileste in functie de numarul de participanti estimati.

Cum mentionam deja, pentru fiecare dintre aceste materiale se pregateste o macheta electronica. Aceste machete trebuie verificate inainte de tipar din punctul de vedere al conformitatii cu identitatea vizuala (este de altfel valabil pentru toate materialele). Verificati si textele cu atentie – chiar de doua ori (de catre doua persoane) daca se poate. Atentie sporita trebuie acordata numelor, datelor si adreselor – acestea sunt cel mai usor de gresit din neatentie sau din omisiune, si in acelasi timp sunt cele mai vizibile iar efectele greselilor sunt cele mai daunatoare.

Materialele pentru semnalizare: postere, bannere si roll-ups indoors, bannere si panouri stradale. In cazul evenimentelor mari, cu desfasurare in mai multe sali in paralel, luati in considerare ca semnalizarea trebuie facuta pentru fiecare sala in parte. Semnalizarea stradala pe de alta parte se aplica doar in cazul evenimentelor cu audienta mare si relativ eterogena. Pentru evenimentele de nisa, chiar daca de mari dimensiuni, este de preferat ca vizibilitatea evenimentul in cadrul comunitatilor sa fie asigurata prin canale mai specializate.

Obiectele promotionale includ atat materiale suplimentare personalizate, de utilitate imediata participantilor la eveniment, cat si cadouri.

Materialele suplimentare sunt aproape obligatoriu de oferit participantilor la eveniment – pixuri, carnete, sacose. Acestea fac experienta participarii la eveniment mai placuta si mai usoara. Acordati atentie deosebita personalizarii acestor materiale -trebuie tinut cont in acelasi timp de dimensiunile obiectului si de vizibilitate. Aceste obiecte sunt vehicole de imagine si in afara evenimentului, chiar daca un logo si o adresa web inscriptionate pe clama unui pix nu vor genera niciodata o vanzare directa.

Cadourile sunt obiecte „business-related” sau „amuzante” si nu e obligatoriu sa le oferiti. In aceasta categorie pot intra, in functie de audienta, instrumente de scris sau obiecte de papetarie deosebite, port vizit, seturi de birou, gadgeturi (noi am luat un set de accesorii de calatorie pentru laptop) sau cani, mousepads, magneti, mingi antistress etc. Daca sunteti in pana de inspiratie, majoritatea agentiilor de publicitate au cataloage intregi cu obiecte promotionale, cu o multitudine de optiuni.

Atrag din nou atentia asupra modalitatii de personalizare. Mai ales in cazul cadourilor „business related” – pe care le puteti oferi speakerilor de exemplu – o personalizare agresiva poate anula efectul.

Multimedia si suporturile electronice includ reclamele audio si video, precum si CD-urile, DVD-urile si stick-urile de memorie. Atentie la calitatea fisierelor multimedia si la formatele in care aceste apar pe respectivele suporturi. Practica este ca fiecare suport sa aiba o interfata atractiva care sa ajute utilizatorul sa se „orienteze” in continut. Nu neglijati personalizarea suporturilor ca atare – aceasta poate varia de la inscriptionarea fetei CD-ului, a copertei/ suportului de plastic, a stick-ului sau a snurului acestuia.

Inchei postul despre materiale promotionale si de comunicare aici. Saptamana voi incepe capitolul dedicat „Campaniei de comunicare” – una dintre sectiunile de importanta capitala in organizarea evenimentelor, alaturi de „Gestionarea audientei”.

Un comentariu

  • Imre BODOSI spune:

    Acum incepem proiectarea unui nou tip de eveniment.
    Tineam in minte acest de ghid pe siteul ANIS,
    ca este un ghid compact, foarte bine structurat, scris ca pentru „gustul” informaticienilor.
    Asa ca l-am citit/recitit, este util, pacat ca nu a ajuns la final.
    Poate gasiti timp sa-l finalizati si sa-l postati ca un ghid complet in alta parte, nu numai in blog.

    • Valerica Dragomir Valerica Dragomir spune:

      Aveti dreptate – ne-am oprit chiar inainte de final 🙂 Chiar as vrea sa finalizez seria asta si poate sa facem si un e-book din el. Sa vedem cum stam si cu timpul.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *