Ghidul organizatorului de evenimente (4.3): Checklist/ Gestionarea Audientei

Gestionarea audientei este unul dintre cele mai dificile component ale organizarii de evenimente – este greu de atins si in acelasi timp este un criteriu de succes important si critic.

Plecam de la premisa ca am reusit sa avem mixul potrivit intre subiecte interesante, speakeri potriviti, programarea evenimentului si nu in ultimul rand costul participarii, pentru ca audienta sa fie potential interesata (asta inseamna ca ne-am facut temele, ca de obicei).

„Tot” ce mai trebuie facut este ca informatia despre eveniment sa ajunga la cei care vor veni.

In functie de caracteristicile si comportamentul audientei vizate, vom alege acele canale de informare si promovare cu cea mai mare audienta (vom discuta in detaliu despre asta la capitolul promovare).

Oricare ar fi combinatia de canale de promovare, ramane obligatorie marketingul direct, prin folosirea bazelor de date existente (clieti actuali sau potentiali, participanti la alte evenimente proprii, abonati la newsletterele pe care le gestionam) sau a celor cumparate/ inchiriate in acest scop.

O dimensiune corecta a bazei de date trebuie insotita de o comunicare coerenta si consistenta de comunicare directa cu audienta potentiala. Marketingul direct prezinta avantajul major a interactiunii directe cu audienta si poate reprezenta o sursa excelenta de feedback. Evident, dezavantajul sta in necesitatea mobilizarii unor resurse consistente – costuri de personal si de comunicatii. Este bine sa analizati posibilitatea de a inchiria aceste servicii de la companii specializate, care prezinta avantajul ca sunt platiti la rezultat.

In cazul campaniilor de mailing in masa, studiile de comportament arata ca rata de raspuns „la prima strigare” este extrem de mica. Chiar daca am luat in considerare o baza de date foarte mare, la care procentul aplicat sa fie suficient de mare cat sa acopere audienta vizata. [Am discutat la un moment dat cu directorul departamentului de evenimente al unei asociatii similare din strainatate si mi-a spus ca ei nu revin cu telefoane sau mailuri personalizate catre membri – este suficient sa trimita newsletterul si confirmarile pe care le primesc sunt suficiente pentru a asigura audienta diferitelor evenimente pe care le organizeaza. Am fost invidioasa, bineinteles.]

Pentru evenimentele care nu presupun o taxa de participare, e bine sa luati in considerare o alta variabila: dintre cei care au confirmat la prima strigare, sunt putini cei care chiar vor participa la eveniment, chiar daca ati facut un reminder cu 1 zi sau doua inainte de eveniment.

Dupa parerea mea, o discutie telefonica este obligatorie. Luati in considerare ca pentru un contact pot fi necesare 3-5 interactiuni telefonice pana la a obtine un raspuns final, incluzand discutia cu secretara, asistenta personala, indisponibilitatea persoanei si/ sau (in)disponibilitatea agendei. Desigur, o persoana poate da un raspuns negativ si dupa primul apel – si ce e mai rau, poate da un raspuns negativ si dupa cel de-al 5-lea apel.

Campania de mailing – electronic sau clasic (mai putin adoptat in vremurile de criza) are un rol important de reamintire si pastrare a interesului pentru eveniment. Imi spunea cineva la un moment data ca se simte obligat sa raspunda unei invitatii tiparite aflate pe biroul sau – care e mai greu de ignorat decat un mesaj pe mail. Nu trimiteti aceeasi invitatie de trei ori (in sensul de acelasi text). Adaugati informatii suplimentare despre eveniment – „carlige” care sa „agate” participantii. Daca puteti transmite aceste mesaje personalizate este cu atat mai bine – exista solutii si pentru prins si mai ales pentru mesajele electronice.

Dupa contactul telefonic asigurati-va ca se face un follow-up personalizat si prin email, obligatoriu de catre persoana care a facut apelul. Evident, istoricul interactiunilor trebuie inregistrat, pentru ca oricine sa poata vedea/ prelua situatia contactului.

Foarte important pentru interactiunea telefonica: asigurati-va ca exista un scenariu al dialogului telefonic si ca acesta este respectat. Persoanele care fac aceste apeluri trebuie sa faca un minim efort de vanzari – fara sa agreseze totusi interlocutorul. Deasemenea, trebuie sa poata raspunde la intrebari legate de structura evenimentului, invitati, program.

In planificarea interactiunilor si a comunicarii pe fiecare canal, stabiliti si indicati cu claritate termenele limita pentru inregistrarea/ confirmarea participarii si plata taxei de participare, daca este cazul. Este important ca aceste termene sa fie cunoscute de intreaga echipa si respectate ca atare, pentru a nu permite derapaje in organizare.

Asa cum mentionam mai sus, este necesar un reminder referitor la eveniment pentru toti cei care au confirmat participarea. Mai ales in cazul evenimentelor fara taxa, unde participantul nu are o nicio constrangere pentru a participa la eveniment, este de preferat sa scadem macar riscul ca persoanele inscrise sa uite de eveniment. Mesajul de revenire trebuie sa includa din nou coordonatele evenimentului – data, ora, locatie – precum si cateva indicatii despre program.

In final, nu uitati sa pregatiti pentru eveniment lista participantilor confirmati – in mai multe exemplare – si, in functie de marimea acestei liste, sa organizati primirea lor corespunzator.

Cu acest post despre gestionarea audientei, am incheiat capitolul de logistica. Urmatorul capitol este cel legat de planul de promovare si comunicare.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *