Ghidul organizatorului de evenimente (4.2): Checklist/ Gestionarea speakerilor

Daca ne-am facut temele de la inceput, avem o lista de vorbitori semnificativi si reprezentativi pentru subiectul evenimentului.

Este recomandabil sa stabilim de la inceput cu fiecare in parte subiectul si ideile principale , pentru a nu exista suprapuneri cu ceilalti speakeri si pentru ca audienta sa nu se plictiseasca.

In pregatirea evenimentului, luati in considerare ca interactiunea cu vorbitorii ia un timp destul de lung, la care se adauga timpul necesar efectiv pentru pregatirea prezentarii. Bineinteles ca acesta este timpul vorbitorului, insa in acesta conteaza in constructia si planificarea evenimentului. Dialogul nostru ca organizatori cu speakerii nu trebuie sa se limiteze la stabilirea subiectului si colectarea prezentarii. Trebuie sa existe un acord pentru punctele principale ale prezentarii, trebuie sa avem acces la un draft al prezentarii, pentru pregatirea campaniei de comunicare si a continutului diferitelor materiale de comunicare, si trebuie sa stabilim detaliile de livrare a formatului final pentru prezentare.

Dintre informatiile pe care speakerul trebuie sa le aiba inainte sa inceapa sa isi pregateasca prezentare mentionez :

  • Durata prezentarii – respectiv durata discursului propriu-zis si a sesiunii de intrebari si raspunsuri
  • Numarul de slide-uri recomandat (puteti lua ca indicator o medie de 1 slide/ minut – in functie de cat de tehnic este continutul si de gradul de familiaritate al audientei cu subiectul)
  • Structura audientei si asteptarile estimate fata de eveniment

Deasemenea, este bine sa pregatim si cateva recomandari preliminare legate de formatul prezentarii :

  • Furnizarea unui template preferat pentru eveniment, sau dupa, caz rugamintea de a include in formatul propriu numele si coordonatele evenimentului.
  • Template-urile deja pregatite au avantajul preformatarii fonturilor – tip si marime, ceea ce tine sub control lungimea textului de pe fiecare slide. Implicit – sau explicit – speakerii vor fi rugati sa respecte fonturile predefinite J Recomandarea se va aplica si speakerilor care aleg sa foloseasca formate proprii/ ale companiilor pentru prezentari.
  • In lipsa fonturilor predefinite, vom face recomandari speakerilor referitoare la numarul de randuri de text incluse pe un slide.
  • Puteti recomanda speakerilor sa foloseasca diacritice (pentru prezentarile in limba romana, desigur) –insa este realist sa va asteptati ca va trebuie sa interveniti asupra textului din acest punct de vedere.

La stabilirea termenelor pentru livrarea versiunilor intermediare si finala ale prezentarii, tineti cont de faptul ca prezentarea trebuie pregatita pentru multiplicare.

Practicile standard recomanda ca versiunea pentru multiplicare sa fie un material mai amplu, un text conceput in acest scop – de exemplu, un document de analiza, un studiu de caz, etc. – si nu prezentarea in format .ppt. Realitatea este insa ca majoritatea speakerilor nu vor dedica timp suplimentar pentru elaborarea a 2 materiale si vor prefera ca prezentarea sa fie si documentul pentru multiplicare.

In functie de audienta, stabiliti daca prezentarea se va sustine in limba romana sau intr-o limba straina. In cazul unui speaker strain, in cazul in care asigurati servicii de traducere in cadrul evenimentului, o varianta grijulie pentru audienta este sa proiectati o versiune a prezentarii tradusa in limba romana. Da, este mai dificil pentru speaker – dar cu putin exercitiu si ajutor poate fi gestionat. Insa este cu adevarat in beneficiul audientei – in speta, cei care nu cunosc limba straina, care vor putea astfel si sa vizualizeze informatiile din prezentare.

Asigurati-va ca veti primi varianta finala a prezentarii la timp pentru a asigura multiplicarea – fie pe suport tiparit, fie pe suport electronic. Tineti cont ca versiunea finala generata de speaker trebuie verificata si eventual corectata de un membru al echipei – adaugarea diacriticelor si corectarea greselilor de typing sunt interventiile minime asupra textului. Daca nu ati discutat pe versiuni intermediare ale prezentarii, asigurati-va ca un membru senior al echipei – eventual chiar moderatorul evenimentului, va revizui varianta finala livrata de speaker, pentru eventuale recomandari de completari pe marginea subiectului.

Sa nu ne facem iluzii: relatia cu speakerii, mai ales in cazul in care sunt persoane de prestigiu, nu este una usoara. Trebuie insa sa ne asiguram ca echilibram balanta intre menajarea orgoliilor si o desfasurare fara cusur a evenimentului.

Data viitoare voi scrie despre Mobilizarea audientei – una din cele mai dificile etape din organizarea evenimentului.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *