Ghidul organizatorului de evenimente (4.1): Checklist/ Logistica evenimentului

Dupa ce am discutat si decis detaliile legate de eveniment, ne putem apuca de treaba – respectiv sa organizam evenimentul efectiv. Organizarea acopera si ea mai multe arii, pentru care trebuie facute planificarile:

  • Detaliile legate de locatie si serviciile necesare
  • Gestionarea speakerilor
  • Mobilizarea audientei
  • Gestiunea financiara si juridica a evenimentului

Voi scrie astazi despre locatie si serviciile adiacente – echipamente, traducere, catering.

Locatia. Daca ne-am facut temele din postul anterior, avem deja toate informatiile care sa ne ajute sa facem cea mai buna alegere pentru locatie. In functie de numarul de persoane pe care le estimam in audienta, vom decide marimea si aranjarea salii. Pentru un eveniment mic, de tip dezbatere, vom alege o sala de 15-25 de persoane, cu aranjarea meselor in forma de U, pentru ca participantii sa poata discuta fata in fata. Evident, o conferinta de 100 de persoane va necesita o sala mare, cu aranjament tip amfiteatru, in timp ce un eveniment de informare/ educare va avea nevoie de aranjare tip classroom, cu mese.

Nu neglijati amplasarea locatiei daca vreti sa nu indepartati audienta – trebuie sa fie intr-o zona accesibila si cu posibilitati de parcare. Aproape de fiecare data cand am fost invitata la evenimente cu un program care incepea la 8.30 dimineata, in locatii departe de centru, greu accesibile programul a intarziat cu cel putin jumatate de ora pentru ca la ora indicata foarte putini oameni reusisera sa ajunga.

Deasemenea, daca evenimentul este unul complex sau de durata, asigurati-va ca aveti acces la spatii si servicii complementare : spatiu de expunere pentru eventuale standuri ale sponsorilor, spatiu dedicat pentru masa de pranz, acces la sala de intalniri, acces la servicii de birotica si secretariat pe perioada evenimentului etc.

Mai ales pentru ca suntem in industria IT – dar nu ar trebui limitat la aceasta – trebuie sa avem in vedere asigurarea de servicii de internet pentru eveniment. Fie ca este vorba de o conexiune necesara pentru prezentari si demonstratii, fie ca este un serviciu suplimentar pus la dispozitia audientei, este bine sa ne asiguram ca acest serviciu este disponibil. Din nou, unele locatii il includ in pretul salii/ al pachetului de conferinta, altele il ofera contra cost.

Stiu, vor aparea obiectii legate de lipsa concentrarii la prezentari si discutii a participantilor. Doar ca, daca au chestiuni mai importante de rezolvat la birou, participantii au toate sansele sa plece de la eveniment. Daca in schimb pot sa isi acceseze mailul de serviciu si sa rezolve prioritatile, vor fi mai multe sanse sa ramana in continuare la eveniment. Bineinteles, conexiunea internet nu trebuie sa fie un substitut al atractivitatii evenimentului – daca subiectele nu sunt interesante, cu sau fara conexiune, audienta se va rarefia.

Echipamentele. In mod normal, salile de conferinte au incluse in pret minimul de echipamente necesare pentru buna desfasurare a evenimentului – videoproiector, ecran, flipchart, uneori chiar si computer pentru proiectie. Suplimentar, se pot pune la dispozitie contra cost o varietate de echipamente suplimentare: instalatii de sonorizare, instalatii de traducere simultana, ecrane sau sisteme de proiectie suplimetare. In functie de costuri si de politica locatiei, puteti decide daca sa contractati aceste servicii prin intermediul lor, sau sa veniti cu propriile echipamente sau furnizori. Evident, trebuie verificata compatibilitatea echipamentelor proprii cu cele furnizate de locatie.

De asemenea, tineti seama ca tendinta este ca multe evenimente, mai ales dintre cele care nu au taxa de participare, sa fie transmise si online, in scopul de a creste expunerea temei si subiectelor prezentate. In aceste conditii trebuie specificate si verificate din timp conditiile de transmitere si echipamentele necesare.

Serviciile de interpretare si traducere. De regula, evenimentele care au speakeri straini trebuie sa includa si servicii de traducere simultana. Uneori, aceste servicii sunt necesare si daca in audienta sunt asteptate persoane care nu vorbesc limba romana si fata de care este un gest de curtoazie sa asiguram serviciile de interpretare. [Pentru acestia vom avea gija sa asiguram si seturi de materiale traduse, chiar daca de mai mica amploare decat cele in romana.]

Fiindca trebuie adminstram cu grija bugetul evenimentului, exceptii de la aceste reguli sunt permise cand estimam ca audienta intelege limba straina vorbita de speaker, cand putem dubla prezentarea cu materiale in limba romana (prezentare ppt sau printuri) si respectiv cand putem asigura un interpret pentru un invitat special in audienta.

Seriviciile de catering. In conditii normale sau poate la modul ideal, o zi de conferinta este de preferat sa includa „welcome coffee” plus 2 pauze de cafea suplimentare (ora 11.00 si respectiv ora 16.00) si masa de pranz. De altfel, locatiile de conferinte si trateaza exact in acest fel evenimentele si clientii, propunandu-le pachete complete de servicii, pe persoana, in care sunt incluse costurile salii si al serviciilor de catering.

Daca ne raportam la buget, din nou, vom aplica o serie de limitari la aceste servicii. Eu prefer, de exemplu, pentru orice eveniment, sa asiguram acel „welcome coffee” in care sa includem si un sortiment de patiserie. Participantii se vor simti mai confortabil sa astepte inceperea evenimentului cu o ceasca de cafea, si vor fi si mai alerti si mai atenti la ce se discuta J.

In 8 cazuri din 10, pauzele de pranz sunt o capcana pentru evenimente: sunt momentul in care audienta se poate pierde si pot sa lase sala goala pentru partea a 2-a a evenimentului. Am vazut asta intamplandu-se de mai multe ori: fie evenimentul si-a epuizat cele mai interesante parti, si atunci participantii se grabesc sa se intoarca la birou, fie nu se ofera masa de pranz si fiecare isi cauta o solutie pentru asta, fie masa de pranz, in restaurant, a amortit participantii suficient cat sa nu mai fie interesati de restul evenimentului. Solutia pe care o prefer este ca masa de pranz sa fie sub forma de bufet suedez, in mod ideal intr-un foaier in imediata apropiere a salii de conferinta. Mesele inalte, pe care multe locatii le pun la dispozitie, sunt si o modalitate excelenta de incurajare a interactiunii si dialogului intre participanti.

Daca evenimentul este suficient de dens si de lung pentru a acoperi intreaga zi, este necesara o a doua pauza de cafea in mijlocul dupa-amiezei. Pana la acest moment, participantii vor fi fost sunati de cateva ori de la birou, vor fi discutat cu cateva persoane interesante si probabil ca isi vor fi citit mailurile, in timp ce, speram noi, au fost atenti la si interesati de subiectele prezentate. Incarcarea mentala este destul de mare si in lipsa unei pauze, fie vor iesi din sala, oricum, fie vor incepe sa caste si isi vor pierde concentrarea. Pauza de cafea poate sa fie un mic restart pentru atentie si concentrare pana la sfarsitul zilei.

Ajunsi in acest punct, organizarea evenimentului pare sa capete proportiile unui plan de batalie cu simulari de strategie si anticiparea reactiilor „inamicului”. Ceea ce chiar este, dupa cum anticipam la inceput. Si inca suntem abia la jumatatea drumului.

Saptamana viitoare voi scrie despre unul din punctele adesea neglijate in organizarea evenimentelor – gestionarea speakerilor.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *