Ghidul organizatorului de evenimente (3): Checklist/ Conceptul

In postul de saptamana trecuta am scris despre echipa de organizare, care este intr-un fel T0 in procesul de organizare, fiindca, asa cum spuneam, este implicata in toate celelalte componente si le controleaza.

Asa incat acesta este de fapt prima rubrica de pe checklist. Conceptul, in acest context, include toate detaliile, toate aspectele care definesc evenimentul. Aceste detalii sunt organizate in urmatoarele subcapitole:

  • Scopul si obiectivele
  • Tematica
  • Targetul
  • Speakerii
  • Sponsorii
  • Partenerii
  • Bugetul

Scopul si obiectivele. Inutil sa insist asupra importantei definirii corecte si complete a scopului si obiectivelor evenimentului. In functie de ele se determina si indicatorii de performanta, care ajuta la final la evaluarea succesului evenimentului.

De exemplu, daca scopul evenimentului este sa informarea / diseminarea informatiei despre un produs/ proiect, indicatorii vor fi numarul de parteneri atrasi, numarul de articole aparute in presa sau al aparitiilor media in genera, cererile de informatii din partea unor companii/ persoane/ media interesate.

Similar, daca scopul este sa crestem gradul de informare sau perceptia pozitiva despre un produs sau despre organizatie, vom numara din nou numarul de articole, cererile de interviuri si de informatii.

Daca evenimentul este parte dintr-un proces de vanzari, indicatorii vizeaza cererile de informatii, numarul de intalniri, leadurile efective, clientii sau noii membri atrasi, atat ca numar si cat si ca valoare, veniturile generate.

Tematica. In definirea temei unui eveniment, trebuie sa verificam daca subiectul este unul interesant, suficient incat sa aduca oamenii in sala, daca este relevant pentru obiectivele pe care ni le-am propus, daca poate genera venituri. O importanta destul de mare o are si formularea titlului evenimentului incat sa fie explicit si sa atragator.

Audienta. Cine sunt cei care sunt interesati sa participe la eveniment, cine sunt cei care iau decizia, pentru colegii lor, de participare la eveniment, care este gradul lor de familiaritate sau de specializare in raport cu subiectul, cat isi pot permite sau sunt dispusi sa cheltuiasca pentru eveniment (timp, bani), catre cine se face “vanzarea” participarii la eveniment. Acestea sunt cele mai importante intrebari la care trebuie sa gasim raspunsul pentru o abordare corecta a audientei.

Moderatorul si speakerii. De regula, subiectul aproape ca ii impune. Trebuie sa fie specialisti, experti pe subiect (cei din sala vor fi cel putin de acelasi nivel). Ca regula generala, speakerii este bine sa aiba cel putin usurinta vorbitului in public, daca nu chiar prestanta si carisma. Uneori aceste calitati sunt chiar mai importante decat expertiza foarte exacta pe subiect, mai ales in cazul moderatorului. Aceasta presupune ca i-am vazut la alte evenimente si le cunoastem stilul si expertiza, sau ne sunt recomandati.

Sponsorii. Partea financiara este intotdeauna spinoasa. Daca evenimentul nu este profitabil sau daca nu se autosustine, sau chiar daca se autosustine, sprijinul unor sponsori – prin imagine sau prin bani – este intotdeauna binevenit. Din experienta, conexiunile personale sunt cele mai buna sursa pentru gasirea de sponsori. Cererile de sponsorizare trimise in gol, catre organizatii si oamenii pe care nu ii cunoastem si care nu au auzit de noi au rezultate foarte proaste spre deloc.

Partenerii. E bine sa stim inca de la inceput ce canale de promovare vom folosi. Evident, nu putem face parteneriate cu toate publicatiile, toate organizatiile. Pe de alta parte, trebuie sa fim atenti la alegerea canalelor de exclusiviate – nu vrem ca o publicatie sau un grup sa nu mai preia informatiile despre eveniment pentru ca nu au fost abordati.

Bineinteles, canalele media si partenerii trebuie alesi in functie de adresabilitatea publicatiilor si bineinteles de targetul evenimentului. Pentru evenimentele de proportii se pot face un parteneriat cu un trust care sa acopere evenimentul pe mai multe canale/ medii. Atentie, parteneriatele media trebuie acoperite cu continut, adesea in exclusivitate, distinct si personalizat. Prin urmare planidicarea resurselor este esentiala.

In afara de partenerii media, putem apela la alti parteneri pentru promovare. Nu este vorba sa avem o colectie de logo-uri pe site sau pe afis. Daca tot reusim sa mobilizam acesti parteneri, e obligatoriu si sa ii folosim – sa le cerem sa publice marteriale, linkuri, bannere etc. Din nou aceeasi observatie ca mai sus – atentie la distribuirea resurselor pentur generarea de continut adresat partenerilor.

Bugetul. Una din cele mai spinoase probleme legate de planificarea evenimentului. Toate elementele obisnuite de buget, asa cum le folosim pentru orice alt proiect, trebuie incluse. Desi se intampla adesa sa neglijam aspectul, nu uitati sa faceti previziuni pentru veniturile generate de eveniment – fie ca discutam despre taxe de participare sau contributii din sponsorizari si parteneriate, fie ca discutam despre valoarea vanzarilor generate in final.

Daca e am discuta in detaliu toate aspectele legate de buget – ar fi nevoie de un nou serial de posturi Your browser may not support display of this image. Asa ca o sa spun doar, inca o data, ca nu trebuie sa uitam vreuna din liniile de venituri si mai ales de costuri (personal, materiale, logistica, promovare, servicii si consultanta din partea unor terti, overhead – si toate celelalte.

Daca am completat toate informatiile pentru rubricile de mai sus, avem stabilita fisa de parcurs petru eveniment.

Saptamana viitoare ma voi ocupa de partea de logistica, ceea ce inseamna lucrul efectiv pentru eveniment.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *