Ghidul organizatorului de evenimente (2): Checklist/ Echipa

Spuneam in prima partea a acestei noi serii despre cel mai important element in organizarea evenimentelor: Checklist-ul (lista de bife ?). Intre paranteze fie spus, termenul a devenit un fel de legenda in echipa noastra – alfa si omega organizarii, termenul de referinta pentru toate activitatile din cadrul proiectelor care au inclus componente de evenimente. Ceea ce ne-a fost de mare folos in urmarirea progresiei respectivelor proiecte si in evaluarea succesului lor.

In formula pe care noi o folosim Checklist-ul include 6 componente mari:

  • Echipa
  • Conceptul
  • Logistica
  • Promovarea
  • Evenimentul propriu-zis
  • Follow-up

Incepand cu acest episod voi dedica cate un post fiecareia dintre aceste componente. Astazi vorbim despre Echipa.

Ca in orice alt proiect, resursa umana este esentiala pentru ca ea controleaza toate celelalte componenta si in ultima instanta genereaza succesul sau insuccesul proiectului/ evenimentului.

Alocarea rolurilor in cadrul echipei trebuie sa acopere toate aspectele organizatorice:

  • managementul general al evenimentului si deciziile strategice referitoare la eveniment, inclusiv urmarirea bugetelor, evaluarea periodica si raportarea finala a evenimentului
  • legatura cu alte departamente din cadrul companiei si cu managementul
  • legatura cu partenerii, sponsorii, furnizorii si alte categorii implicate
  • relatia cu presa
  • gestionarea inscrierilor, inclusiv aspectele financiare si juridice
  • gestionarea desfasurarii propriu-zise a evenimentului
  • scrierea si coordonarea producerii de materiale promotionale si informative
  • coordonarea canalelor de informare

Arata ca si cum ar fi multe lucruri de facut – si chiar sunt.

Desigur, majoritatea evenimentelor pe care o companie le va organiza nu vor fi de atat de mare amploare incat sa fie nevoie de aceste roluri. Chiar daca evenimentul nu este de amploare si unele dintre roluri nu vor fi necesare (un eveniment intern al companiei nu implica si presa, de exemplu), este important ca toate rolurile si activitatile necesare sunt acoperite si ca exista un responsabil pentru fiecare.

Exista evenimente pentru care responsabilitatile sunt impartite in cel mai mic detaliu. Spre exemplu, ar putea exista un responsabil pentru scrierea materialelor pentru fiecare canal de comunicare si promovare: o persoana pentru comunicatele de presa, o alta persoana pentru textele de pe site, o a treia persoana pentru machete publicitare si advertoriale si asa mai departe. Este cazul evenimentelor de mare amploare, la care numarul de participanti este de ordinul sutelor, care implica parteneri diversi si sponsori multi, cu invitati de prestigiu si petnru care campania de comunicare poate acoperi un an intreg, cu canale si suporturi dintre cele mai variate.

Aceste evenimente sunt putine insa si de ele se ocupa acele agentii specializate pe care le aminteam in postul anterior.

Majoritatea evenimentelor organizate de companii sunt insa de dimensiuni mult mai mici, si fiindca nu fac parte din business-ul principal nici nu beneficiaza de alocarea unor resurse – in cazul de fata umane – atat de importante. Ceea ce se traduce prin faptul ca toate rolurile si activitatile vor fi impartite intr-o echipa mica de 2-3 persoane, in cel mai fericit caz.

Avantajul acestei situatii este comunicarea mult mai usoara in cadrul echipei. Si implicit posibilitatea mai mica de a pierde din vedere unele aspecte. Dezvantajul evident este aglomerarea responsabilitatilor pentru o sigura persoana. Si implicit cresterea probabilitatii de a pierde din vedere unele aspecte Your browser may not support display of this image. .

Nu cred ca exista o reteta perfecta. Mai ales fiindca de dragul eficientei, tendinta este sa minimizam alocarea de resurse, mentinand totusi ca obiectiv o eficienta maxima. Ceea ce justifica inca o data, daca mai era necesar, afirmatia pe care o faceam la inceput: Echipa poate sa faca diferenta intre succesul si respectiv ratarea evenimentului.

Am ezitat daca sa aloc un post special pentru acest subiect, fiindca Echipa este implicata in toate celelate componente, care altfel nu ar putea fi puse in practica. Asa incat ar fi fost absolut subinteleasa importanta ei in cadrul procesului de organizare. Pe de alta parte, majoritatea lucrurilor subintelese sunt adesea neglijate, cu consecinte dintre cele mai rele. Asa ca am scris postul.

Saptamana viitoare (si sper de data asta sa ma tin de cuvant Your browser may not support display of this image. ) vom intra mai in detaliu in aspectele practice legate de organizarea evenimentului, incepand cu Conceptul.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *